Легализация - это специальная процедура предоставления юридической силы документам (перевод и оформление), выданным на территории иностранного государства для придания им юридической силы на территории иного государства.

Суть легализации состоит в подтверждении полномочий, подлинности подписи, а в некоторых случаях и печати или штампа должностного лица, выдающего документ.

Таким образом, документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории Украины, могут быть использованы на территории другого государства только после их легализации в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участницей которых является Украина.

Существует два способа легализации документов:

1. проставление штампа «Апостиль»;
2. консульская легализация

Специальный штамп «Апостиль» (англ. – Apostille), который в соответствии с Гаагской конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года (дата присоединения Украины: 10 января 2002 года, вступление в силу для Украины: 22 декабря 2003 года) ставится на официальных документах, исходящих от учреждений и организаций Украины как участника Гаагской конвенции, признается официальными органами всех государств - участников Конвенции и не требует дальнейшего консульского заверения или легализации.

Следует также отметить, что положения Гаагской конвенции не распространяются на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, такие как - доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и пр.

В Украине апостиль ставится на таких документах:

• на документах, исходящих от органов судебной власти Украины;
• на документах, исходящих от органов прокуратуры Украины, органов юстиции;
• на административных документах;
• на документах об образовании и ученых званиях;
• на документах, оформленных государственными и частными нотариусами
  

В соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины о предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации официальных иностранных документов от 18 января 2003 №61, апостиль ставится:

Министерством образования и науки – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки (дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений и пр.);

Министерством юстиции Украины – на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины (свидетельства и справки, выданные органами РАГС, документы, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки).

Министерством иностранных дел – на всех других видах документах (оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами регистрации актов гражданского состояния, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, управлением юстиции АР Крым, городским управлением юстиции для городов Киева и Севастополя и пр.)

После легализации в МИД Украины официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться (например, если документы оформляются для Германии, то после легализации в МИД и МИНЮСТе, их необходимо легализировать в консульстве Германии).

Необходимо также отметить, что все документы, выданные на территории иностранных государств для использования на территории Украины, должны быть легализованы в консульстве Украины.

Консульская легализация необходима для стран, не присоединившихся к Гаагской конвенции и для стран, которые высказали возражение против присоединения Украины к Конвенции.

Консульская легализация производится двумя способами:

• документы, заверенные в другом государстве в соответствии с его законодательством, легализуются консульским учреждением Украины в этом государстве;
• заверение документов в посольстве соответствующего государства в Украине, передача в МИД для последующей консульской легализации.
  

Документы, выданные в Украине, предназначенные для использования на территории другой страны подлежат легализации в Министерстве Юстиции (Областном Загсе) и Министерстве иностранных дел, после чего они заверяются в Представительстве Консульства (Посольства) той страны, для которой они легализируются.

 Так называемый сокращенный порядок легализации применяется к документам, исходящим от государств, присоединившихся к Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских, семейных и уголовных делах, подписанной 22 января 1993 года в Минске (Республика Беларусь, Республика Армения, Республика Таджикистан, Республика Узбекистан, Российская Федерация, Украина). При представлении документа, нотариально удостоверенного в любом из этих государств, достаточно, чтобы подпись нотариуса была подтверждена органом юстиции или другим уполномоченным на то органом.