В современном мире электронного документооборота процесс подписания документа с использованием графических символов практически потерял свою ценность и смысл. Несложно подделать или скопировать графический символ. Использование Электронной Цифровой Подписи (ЭЦП) является современным и оправданным выходом при организации документооборота на предприятии. ЭЦП является полноценным электронным аналогом обычной подписи на бумажном носителе и реализуется за счет математических преобразований над содержанием документа.

Система электронного документооборота с модулем ЭЦП значительно расширяет возможности как самого ЭЦП, так и электронного документооборота в целом:

• Современные системы документооборота в организации предусматривают высокую скорость передачи документации и как следствие высокую скорость соединения с удостоверяющим центром. Технологии пакетного режима обработки документов и поддержка активного сеанса связи с криптопровайдером избавляют пользователя от многократной авторизации.
• Работа с ЭЦП неизбежно приводит к ряду проблем: как правило, любой сертификат имеет ограниченный срок действия. По истечению срока действия все ЭЦП созданные с его помощью теряют свою действительность – невозможно определить, когда срок действия сертификата закончился. В соответствии с федеральным законом “Об электронно-цифровой подписи” означает недействительность ЭЦП. Система электронного документооборота со встроенной ЭЦП заслуживает внимания в первую очередь из за встроенной службы штампов времени, которая дает возможность помещать штамп на один из атрибутов системы, фиксируя момент создания ЭЦП. Данное решение позволяет проверять ЭЦП на наличие действующего сертификата.
• Система электронного документооборота предоставляет пользователю возможность получать архивную копию электронного документа с ЭЦП, которая может быть использована в качестве доказательства для разрешения конфликтных ситуаций.
• Совместное использование СЭД и ЭЦП позволяет применять электронную цифровую подпись в любых внутренних документах, приказах, должностных инструкциях и заявках, что обеспечивает строгий контроль исполнения поручений и безотказность авторов документа.
• Принятие решения об использовании ЭЦП на предприятии говорит о повышенной значимости работы с электронной документацией. Для повышения эффективности работы сотрудников с электронными документами, содержащими ЭЦП, рекомендуется использовать систему электронного документооборота с интегрируемым модулем электронной цифровой подписи.
• Возникновение конфликтных ситуаций внутри организации может быть пресечено без привлечения третьей стороны за счет использования СЭД и электронных документов с ЭЦП.
• Для обеспечения юридической значимости электронных документов на предприятии необходимо установить регламент применения ЭЦП. Это достигается за счет доработки нормативно-правовой базы компании. Внедрение СЭД позволяет организовать контроль соблюдения нормативных актов, что существенно упрощает работу с ЭЦП.