|
 Сейчас существует специализированных компаний, предоставляющих
услуги по архивной обработке документации и комплексных работ в сфере архивного делопроизводства.
Они предлагают решение спектра задач, которые направлены на организацию
и управление архивными базами различных предприятий и организаций – от
частных до государственных. Среди наиболее востребованных задач можно
выделить: архивирование, внеофисное хранение документов,
конфиденциальное хранение документов, утилизация.
Ниже представлен перечень всех архивных работ с документами:
- Инспектирование и обследование архивного фонда организации
- Определение сроков хранения документов организации
- Выведение и конфиденциальная ликвидация документов
- Вне офисное хранение документов
- Передача документов и дел на хранение
- Формирование и адаптация инструкций по архивному хранению документов
- Формирование единой системы документооборота на предприятии
- Создание электронной версии путем сканирования документов
Наиболее эффективной формой оказания архивных услуг является на
сегодняшний день создание электронных архивов. Многофункциональность и
удобство электронного архива, как информационной системы, очень высоко.
Это мгновенный доступ к любому документу базы, запрограммированное
своевременное уничтожение документов, высокая степень надежности в
сочетании с полной интеграцией процесса документооборота. Система
позволяет полностью заменить огромный по площади архивный отдел
предприятия. Электронный архив представляет собой компактную серверную
стойку, которую рекомендуется устанавливать в защищенное помещение. С
его использованием исчезает сложность в контроле за ликвидацией
документов, утративших ценность, а также уменьшается вероятность потери
документов. Коротко говоря, электронный архив документов – это наиболее современный способ по оптимизации архивного делопроизводства и хранению документов.
Исследования, проводимые компанией IBA в рамках внедрения
электронного архива на различных предприятиях, позволили получить
полезный и разносторонний опыт для разработки масштабных программных
решений, а также выделить ряд положительных и отрицательных свойств
электронного архива.
К положительным свойствам можно отнести:
- Эффективность
- Надежность
- Безопасность
К отрицательным свойствам можно отнести:
- Узость мышления заказчика и нежелание поступать на основании рекомендаций разработчиков системы
- Разрозненная реализация системы в различных отделениях
предприятия, приводящая к возрастанию объема затрат на управление и
увеличению сложности поиска информации
Только четкое планирование и комплексное внедрение системы
электронного архива документов во всех отделах предприятия позволяет
получить качественные ожидаемые результаты. Подключение к проекту
разных участников из функциональных групп предприятия дает возможность
специалистам по внедрению оптимально сбалансировать и настроить
электронный архив документов под нужды каждого сотрудника и облегчает
реализацию проекта. |
